Смета на выпускной 4, 9 и 11 классов: расчеты, чек-листы и шаблоны для чата

Каждый год организация выпускного превращается в поле битвы: одни родители требуют лимузины и ресторан с салютом, другие согласны только на торжественную линейку и фотоальбом. Единственный способ провести выпускной мирно — составить подробную смету в начале учебного года, разделить официальную и банкетную части и разбить сбор на комфортные части.

1. Смета на выпускной 4 класса (начальная школа, пример на 25 детей)

2. Смета на выпускной 9 класса

В 9 классе часть ребят уходит в колледжи и техникумы, поэтому для них это полноценный прощальный вечер, а другие остаются в 10 класс. Смету обязательно делят:

• Официальный пакет (сдают все): выпускной фотоальбом (2 500 ₽), ленты и папки аттестатов (400 ₽), цветы педагогам и украшение зала (1 000 ₽) = ~3 900 ₽.
• Праздничный вечер (по желанию): аренда лофта или кафе, DJ, ведущий с молодежной программой, фуршет = 8 000 – 12 000 ₽.
• Итого под ключ: 12 000 – 16 000 ₽ на участника банкета.

Выпускной в 9 классе: пошаговый план с сентября до конца учебного года

Выпускной в 9 классе часто организуют «с нуля»: сам праздник проходит после экзаменов, когда ни у родителей, ни у детей нет ни времени, ни сил на подготовку. Поэтому всё главное решают осенью, а весной остаются только детали.

1. Сентябрь–октябрь — собрание. Решите формат: только торжественная часть или ещё и вечер; сколько детей и родителей пойдёт на банкет; кто за что отвечает. Проведите опрос о комфортной сумме.
2. Октябрь–ноябрь — смета и площадка. Сравните 2–3 кафе или лофта, внесите предоплату за дату и соберите первую часть взноса.
3. Декабрь–февраль — фото, ведущий, транспорт. Договоритесь с фотографом о съёмках для альбома, выберите ведущего или DJ, закажите автобус. Вторая часть взноса.
4. Март–апрель — детали. Меню и точное число гостей, ленты, папки для аттестатов, цветы и подарки учителям. Третья часть взноса.
5. Май — сверка. Рассадка, тайминг вечера, кто из родителей дежурит, сверка оплат с подрядчиками.
6. После экзаменов — праздник и отчёт. Окончательный расчёт с площадкой и отчёт родителям с остатком.

Кто что делает в родительском комитете

• Казначей — принимает взносы, платит подрядчикам, публикует отчёты.
• Площадка и меню — ищет варианты, договаривается, считает гостей.
• Фото и видео — фотограф, альбом, согласование съёмок со школой.
• Праздник — ведущий, музыка, украшение зала, торт.
• Учителя — цветы и подарки педагогам, связь с классным руководителем.

Список на выпускной 9 класса

• ленты «Выпускник» и папки для аттестатов;
• фотоальбом или фотокнига;
• цветы и подарки учителям — по статье 575 ГК РФ не дороже 3000 ₽ на подарок;
• площадка или кафе, меню, торт;
• ведущий или DJ, музыка, украшение зала;
• трансфер, если праздник за городом;
• аптечка, вода и дежурные родители на вечере.

Как посчитать долю: аренду на выпускной делим или умножаем

Это самый частый вопрос в родительском чате, и ответ зависит от того, как площадка назвала цену. Фиксированную сумму за зал, ведущего, фотографа или автобус делят на число участников. Цену меню на одного гостя умножают на число людей, которых приводит семья.

Пример: зал с ведущим — 150 000 ₽ на 25 выпускников, то есть по 6000 ₽. Меню — 4500 ₽ на гостя. Выпускник, который идёт один, платит 6000 + 4500 = 10 500 ₽. Выпускник с мамой — 6000 + 4500 × 2 = 15 000 ₽.

Остаётся договориться, на кого делить общие расходы. Если только на выпускников, родители платят за себя одно меню — так делают чаще, потому что праздник для детей. Если на всех гостей, аренда распределяется и на взрослых, и семьи с родителями на банкете платят заметно больше. Калькулятор показывает оба варианта.

3. Смета на выпускной 11 класса (главный школьный бал)

В 11 классе суммы максимальные, поскольку бронируются премиальные залы, а родители часто идут на банкет вместе с выпускником:

• Банкет в ресторане: 5 000 – 8 000 ₽ за персону (выпускник + 1 родитель = 10 000 – 16 000 ₽).
• Ведущий, свет, звук и DJ: 70 000 – 120 000 ₽ на параллель/класс (~3 500 ₽ с ученика).
• Фото- и видеосъемка (весь день + банкет): 60 000 – 90 000 ₽ (~3 000 ₽ с ученика).
• Фотокнига премиум: 3 000 – 4 500 ₽.
• Трансфер (автобусы туда и обратно): 30 000 – 45 000 ₽ (~1 500 ₽ с ученика).
• Оформление школы и цветы педагогам: 35 000 – 50 000 ₽ (~1 800 ₽ с ученика).
• Итого на выпускника (с 1 родителем): 23 000 – 35 000 ₽.

4. График сбора: как собирать деньги без шока для бюджета

Если в апреле потребовать с родителей 30 000 рублей, половина класса откажется от праздника. Собирайте частями:

1. 1 транш (октябрь): 30% — внесение аванса за ресторан и ведущего (самые востребованные даты разбирают осенью).
2. 2 транш (январь): 35% — заказ фотокниг и бронирование видеографов/транспорта.
3. 3 транш (апрель): 35% — окончательный расчёт с рестораном и покупка цветов.

5. Образец объявления в родительский чат

Объявление о выпускном и заказе ресторана: «Уважаемые родители! По итогам опроса выпускной 9 класса проводим в кафе „Лето“ после экзаменов, с 18:00 до 23:00. Меню — 4500 ₽ на гостя, зал и ведущий — 150 000 ₽ на класс, эту часть делим только на выпускников (по 6000 ₽). Выпускник без родителей — 10 500 ₽, с одним родителем — 15 000 ₽. Чтобы закрепить дату, до 20 ноября вносим предоплату — первую часть по 5000 ₽ с семьи. Напишите мне лично, сколько взрослых от вас пойдёт на вечер».

Как вести многоэтапный сбор без путаницы

Ведите сбор на выпускной в ДелиБабках: создайте группу «Выпускной 2027», фиксируйте частичные платежи родителей и загружайте чеки предоплат за ресторан и ведущего. Каждый родитель видит свой баланс, и казначею не нужно вручную сверять выписки банка.

Часто задаваемые вопросы